سكرتيرة تنفيذية أو سكرتير تنفيذي

Confidential Verified

Riyadh , Saudi Arabia

Posted Dec 27, 2018 631 views

Apply For This Job

Close

Job Description

مهام السكرتارية التنفيذية

  • واجبات السكرتير التنفيذي: الأعمال البريدية من استلام البريد اليومي وفرزه، والعمل على أخذ صور من البريد، ومن ثم عرضه على المدير المسؤول، ليقوم المدير بتوجيه البريد للموظفين وتوزيعه عليهم حسب اختصاص كل واحد منهم، والقيام بحفظ البريد، وتسجيل البريد الوارد والصادر.
  • العمل على متابعة الاتصالات الهاتفية: يهتم السكرتير التنفيذي في القيام بإعداد دليل يدّون به العناوين والهواتف الخاصة بالعمل من الشركات والعملاء، ويتابع الاتصالات الهاتفية التي ترد للمكتب، والتعرف على الجهة المتصلة والسؤال عن الغاية من الاتصال لتقديم الخدمة للمتصل، وفي حال كان الاتصال للمدير يقوم السكرتير بتحويل الاتصال إلى المدير أو إلى الموظف المختص، وفي حال قدوم مكالمات هاتفية خلال غياب المدير، على السكرتير تدوين تلك الاتصالات سواء من المتصل والموضوع، وأخذ الملاحظات اللازمة لاطلاع المدير عليها حال حضوره عليها.
  • تجهيز وإعداد المراسلات: يقوم السكرتير التنفيذي في تحرير الموضوع وطباعته، وإطلاع المدير عليه لمراجعته ثم العمل على توقيعه، ليتم إعطاء صادر للكتاب، ومن ثم تصوير الكتاب الموقع ومرفقاته لأكثر من نسخه حسب الجهات الموجّه إليها، كما ويقوم السكرتير بتصميم وتجهيز النماذج الرسمية الخاصة بالعمل مثل طلبات الإجازات والمغادرات، والمذكرات الداخلية، والتقارير اليومية والشهرية.
  • الاهتمام بتنظيم مواعيد زيارات واتصالات المدير: العمل على تسجيل أسماء الأشخاص الذين يطلبون مقابلة المدير وأرقام هواتفهم، ومن ثم عرضها على المدير لترتيب الأوقات المناسبة لتلك الزيارات، وتجهيز المعلومات المطلوبة حول موضوع الزيارة ليقوم المدير بالرد على أية استفسارات وأسئلة تُوجّه له، واستقبال الضيوف والترحاب بهم.
  • متابعة تنظيم وترتيب الاجتماعات التي يعقدها المدير: متابعة تجهيز غرفة الاجتماعات إذا كان الاجتماع في مقر العمل أو حجز قاعة اجتماعات في أحد الفنادق والنقابات المهنية، ويتابع السكرتير عملية توجيه الدعوة للمشاركين للحضور إلى الاجتماع في المكان والموعد المحدد، ليكون السكرتير في استقبال المدعوين للاجتماع، ويجلس على يمين المدير، وذلك ليقوم بتدوين محضر الاجتماع وملاحظات المدير والبنود المتفق عليها والتي تم مناقشتها، والحلول التي توصلوا للاتفاق عليها، ليتم إضافة أسماء أعضاء الاجتماع وتوقيعهم على محضر الاجتماع واستلام كل عضو نسخة موقعة من الاجتماع.
  • متابعة سفريات المدير وتنقلاته: حيث يهتم السكرتير بجمع المعلومات التي تتعلق بموضوع السفر، والقيام بحجز التذكرة وتجهيز ملف العمل الذي سيناقشه المدير ويتابعه خلال سفره، والاتصال في الجهة التي سيسافر لها المدير وإخبارهم بقدومه وموعد وصوله، وفي حال إلغاء الزيارة والسفر يقوم السكرتير بالاتصال والاعتذار عن سفر المدير مع بيان الأسباب التي أدت لإلغاء الزيارة.
  • تجهيز الأرشيف وغرفة الملفات: يهتم السكرتير التنفيذي بتنظيم وحفظ الملفات والأوراق الخاصة بالعمل ضمن أدراج وخزائن الملفات الخاصة، وذلك حسب تصنيفها وموضوعها والرمز الخاص بالملف، مع وضع فهرس للمحفوظات، ليسهل عملية إحضار أي ملف يطلبه المدير والموظفين عند الطلب والحاجة له.
  • تنظيم وتنسيق مستلزمات ومتطلبات المكتب والموظفين: متابعة أعمال الصيانة ومعالجة الأعطال في الأجهزة المكتبية كالحاسوب والمكيفات، وإعداد طلبات الشراء الشهرية للمواد والأجهزة والأدوات المكتبية التي يحتاجها الموظفين للعمل والمتابعة، ومتابعة استلام تلك الطلبات بشكل رسمي وموثق لتحديد المصروفات الشهرية للمكتب.

Job Details

Total Positions:
1 Post
Job Shift:
First Shift (Day)
Job Type:
Job Location:
Gender:
No Preference
Age:
25 - 40 Years
Minimum Education:
Bachelors
Career Level:
Experienced Professional
Minimum Experience:
4 Years
Apply Before:
Jan 17, 2019
Posting Date:
Dec 27, 2018
Show fewer details Read full job description

What is your Competitive Advantage?

Get quick competitive analysis and professional insights about yourself
Talk to our expert team of counsellors to improve your CV!
Try Mihnati Premium

Similar Job Titles

سكرتيرة

مكتب الحابوط, Riyadh, Saudi Arabia
Posted Nov 06, 2019

سكرتيرة تنفيذية

box, Jeddah, Saudi Arabia
Posted Nov 12, 2019