مساعد إداري | برنامج التوظيف الشامل| ذوي الاحتياجات الخاصه

 الشركة السعودية لمعدات الديزل المحدودة من الشركات الرائدة في توزيع المعدات وتوفير حلول صناعية مخصصةتمتلك الشركة محفظة منتجات متنوعة وديناميكية تلبي احتياجات عملائها، وتتميز بثقافة مؤسسية تركز بشكل كبير على العملاء وتبني علاقات طويلة الأمد معهم. نرحب بطلبات المرشحين ذوي الخبرة في مجال المساعدة الإدارية

الغرض من الوظيفة

يقدم المساعد الإداري الدعم الأساسي في المهام المكتبية والتنظيمية والتشغيلية لضمان سير العمل اليومي بسلاسة. صُمم هذا الدور لتبسيط تدفقات العمل الإداري، والحفاظ على دقة السجلات، ودعم التواصل بين أعضاء الفريق. وانطلاقاً من التزامنا بمبادئ التنوع والإنصاف والشمول، توفر هذه الوظيفة بيئة عمل داعمة ومجهزة لتلائم احتياجات المرشحين من ذوي الإعاقة.

المسؤوليات الرئيسية

الدعم المكتبي والمستندات: إعداد وتنسيق ومراجعة الخطابات والتقارير والمذكرات ومستندات العمل الروتينية بدقة عالية

إدخال البيانات وإدارة السجلات: الحفاظ على أنظمة الأرشفة الإلكترونية وقواعد البيانات والسجلات الرقمية وتحديثها مع ضمان السرية التامة

التواصل والمراسلات: فرز المكالمات الواردة، وتوجيه رسائل البريد الإلكتروني، وتوزيع البريد الوارد، والرد على الاستفسارات العامة بمهنية

تنسيق استقبال الزوار والضيوف: الترحيب بالزوار، وتنسيق تصاريح الدخول الأمنية، وتقديم التوجيهات الأساسية عند الوصول

مراقبة المستلزمات والمخزون: متابعة مستويات القرطاسية والمستلزمات المكتبية، وتقديم طلبات التوريد عند الحاجة

المساعدة في الفعاليات والخدمات اللوجستية: دعم تخطيط وتنفيذ ورش العمل الداخلية، وفعاليات الفريق، والجلسات التدريبية

القيام بالمهام الإدارية والمساندة غير الأساسية

 مثل تنسيق حجوزات السفر والتنقل، وإجراء المكالمات الهاتفية والرد عليها والتواصل مع الجهات والأطراف ذات العلاقةومتابعة المواعيد والترتيبات اللازمة، بالإضافة إلى تنفيذ الأعمال التنظيمية اليومية التي تسهم في تسهيل سير العمل ودعم الاحتياجات الإدارية وفقًا لمتطلبات العمل

علاقات العمل

تعاون مستمر مع مديري الأقسام، والزملاء في المجال الإداري، وقسم الموارد البشرية، وفريق الدعم الفني وفرق العمل الداخلية متعددة التخصصات

خارجياً: تفاعل مهني مع الموردين، وموردي المستلزمات المكتبية، والزوار، والعملاء أو مقدمي الخدمات الخارجيين

مسؤوليات الصحة والسلامة والبيئة (HSE)

الالتزام بجميع سياسات وإجراءات الشركة والمتطلبات القانونية المتعلقة بالجودة والصحة والسلامة والبيئة (QHSE)

تحديد الحالات غير الآمنة والحوادث والحوادث الوشيكة (near misses) والإبلاغ عنها فوراً للمشرف المختص أو فريق الصحة والسلامة والبيئة (QHSE). استخدام معدات الوقاية الشخصية (PPE) وأدوات السلامة وصيانتها وتخزينها بشكل صحيح وفقاً لمتطلبات العمل.

حضور والمشاركة بفعالية في جلسات التوعية الإلزامية بالسلامة، وبرامج التدريب على الصحة والسلامة والبيئة (HSE)، واجتماعات السلامة، وتدريبات الطوارئ، وتحقيقات تحديد الأسباب الجذرية للحوادث.

اتباع إجراءات الاستجابة للطوارئ المعتمدة، بما في ذلك خطط الإخلاء، وإجراءات مكافحة الحرائق، وتقديم الإسعافات الأولية (في حال توفر التدريب اللازم)

اتباع البروتوكولات الرامية إلى تقليل الأثر البيئي، بما في ذلك التخلص السليم من النفايات والإبلاغ عن أي انسكابات أو تسربات

تقديم مقترحات لتعزيز إجراءات الجودة والصحة والسلامة والبيئة، وتحمل المسؤولية والمبادرة لتحقيق التحسين المستمر

المؤهلات والشهادات ذات الصلة

دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو الآداب، أو أي تخصص ذي صلة (أو خبرة عملية معادلة)

المعرفة والمهارات والخبرة

الخبرة: خبرة لا تقل عن 1-3 سنوات في دور إداري أو مكتبي أو في مجال خدمة العملاء أو دعم المكاتب الأمامية

المهارات التقنية: إتقان حزمة برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) أو Google Workspace. الإلمام بالتقنيات المساعدة (مثل برامج قراءة الشاشة، وبرامج تحويل الكلام إلى نص، ولوحات المفاتيح التكيفية) حيثما ينطبق ذلك

المهارات الأساسية: مهارات قوية في التواصل الكتابي والشفهي. سرعة ودقة في الطباعة وإدخال البيانات وحفظ السجلات.مهارات قوية في إدارة الوقت والقدرة على أداء مهام متعددة

الكفاءات السلوكية

الاهتمام بالتفاصيل: نهج دقيق في التوثيق وإدارة المواعيد وضمان دقة السجلات

القدرة على التكيف والمرونة: القدرة على العمل في بيئة فريق ديناميكية والاستعداد لتعلم أنظمة وأدوات جديدة

عقلية تعاونية: الحفاظ على علاقات إيجابية مع الزملاء وأداء المهام اليومية بروح متعاونة

النزاهة والسرية: التعامل بمنتهى الحرص والسرية مع معلومات الشركة والموظفين

المبادرة: أخذ زمام المبادرة في المهام الروتينية والبحث عن حلول عند مواجهة تحديات العمل المكتبي اليومية

إتاحة بيئة العمل

تلتزم مؤسستنا بتوفير عملية مقابلات متاحة للجميع وبيئة عمل شاملة. سيتم توفير الترتيبات التيسيرية المعقولة في مكان العمل (مثل ترتيبات العمل المرنة، وتجهيزات العمل المريحة، وبرامج قراءة الشاشة، والمرافق المجهزة، أو جداول العمل المعدلة) بناءً على الاحتياجات الفردية للمرشح