Posted 3 hours ago 79 views Report Job
مسؤوليات إدارة المكاتب (جميع أعمال المكتب)
. إدارة المكاتب العامة
- الإشراف على العمليات المكتبية اليومية وضمان نظافة وترتيب وصيانة مكان العمل
- إدارة مخزون اللوازم المكتبية وطلبها عند الحاجة
- ضمان التشغيل السليم لمعدات المكتب (الطابعات، الهواتف، الإنترنت، إلخ).
. الدعم الإداري
- الرد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات باحترافية
- جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.
- إعداد وحفظ الوثائق والتقارير والمذكرات والسجلات.
- صيانة أنظمة الملفات، الإلكترونية والورقية.
. إدخال البيانات وحفظ السجلا
- إدخال البيانات وتحديثها في الأنظمة الداخلية (مثل قواعد البيانات وجداول البيانات).
- الحفاظ على سجلات دقيقة ومنظمة لأنشطة الأعمال.
- إعداد التقارير حسب متطلبات الإدارة.
. التواصل والتنسيق
- العمل كحلقة وصل بين الإدارة والموظفين والعملاء والموردين.
- التنسيق مع الإدارات الأخرى لضمان سلاسة سير العمل وتبادل المعلومات.
- المساعدة في استيعاب الموظفين الجدد وتنسيق جداول عملهم.
. الدعم المالي ودعم الفواتير
- المساعدة في إدارة المصروفات النثرية وتتبع النفقات اليومية.
- الدعم في إعداد الفواتير، وإعداد الفواتير، ومتابعة العملاء.
- المساعدة في الاحتفاظ بسجلات المحاسبة الأساسية عند الحاجة.
. الامتثال والتوثيق
- التأكد من تحديث جميع المستندات والتراخيص والاتفاقيات وحفظها بشكل صحيح.
- التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية تامة.
. دعم الفعاليات والاجتماعات
- المساعدة في تنظيم فعاليات الشركة، والاجتماعات الداخلية، وزيارات العملاء.
- إعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات، وتوزيعها.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها.
- التأكد من النسخ الاحتياطي للبيانات والملفات المهمة وفقًا لسياسة المكتب.
. خدمة العملاء
- الترحيب بالزوار، والتعامل مع مهام مكتب الاستقبال عند الحاجة.
- تقديم الدعم للعملاء من خلال الرد على الاستفسارات الأساسية.
. مهام أخرى
- المبادرة في تحسين إجراءات المكتب وكفاءة سير العمل.
- أداء أي مهام أخرى تُكلف بها الإدارة أو المشرفون.
Skills
Job Details
Functional Area:
Total Positions:
4 Posts
Job Shift:
First Shift (Day)
Job Location:
Gender:
No Preference
Minimum Education:
Certification
Career Level:
Experienced Professional
Minimum Experience:
4 Years
Apply Before:
Oct 17, 2025
Posting Date:
Sep 18, 2025
Massa Built Co. Ltd.
· 201-300 employees - Riyadh
What is your Competitive Advantage?
Get quick competitive analysis and professional insights about yourself
Talk to our expert team of counsellors to improve your CV!
